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规章制度

成都中医药大学关于加强基建档案管理的暂行规定

来源: 发布时间:2020-09-23 10:05:25 浏览次数: 【字体:

为了提高基本建设档案工作的质量和管理水平,充分发挥基建档案在工程建设、工程维护和改扩建中的作用,根据《成都中医药大学档案管理条例》,制定本办法。

第一条  凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建档案。

第二条  基建档案必须实行集中统一管理,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。基建档案工作要纳入基建规划、计划,管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与验收基建档案同步进行。

第三条  基建主管部门应指定一名专业技术人员负责我校基本建设项目档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。档案室应参加重点建设项目档案的检查、验收工作。

第四条  归档的基建文件材料必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用;必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

第五条 学校建设项目中有关单位如后勤处、信息中心等部门均应做好基建材料、网管线路包括地下水电、通讯管线等资料的收集整理归档工作。学校总体规划图、设计总平面图、总平面图和学校(含各校区)水、电、气管理及通讯线路分布图,由基建、后勤等部门委托有关单位或部门绘制后,最后交档案室统一归档。

第六条  归档范围:归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。具体范围见《成都中医药大学档案归档范围和保管期限表》。

第六条  基建文件材料的归档流程:

(一)形成积累

1.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务,要做到责任到人。

2.基建项目实行总承包给外单位的,在签定合同时,应将工程竣工后全套档案材料包括对竣工图的编制、整理、审核、移交等要求写入合同条款中,并要明确由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件图纸材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

3.学校档案室应随时了解大型基建项目主要的工程进度,检查、指导专、兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

(二)归档验收

学校档案室应是工程验收小组成员,会同学校基建部门领导及兼职档案人员负责基建文件图纸材料的验收工作。基建项目在验收前,档案部门应对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。


基本建设类档案归档范围

注明:

1、归档范围只是原则性标准,根据实际情况有所变动,除了已经明确列出的范围外,凡是在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,都应归档保存。

2、为了方便以后查档利用,适应档案现代化管理,相应的电子文件版本均应归档保存。

3、在办理文件档案交接时,应注意检查档案规范化问题,如书写材料不能用圆珠笔、蓝墨水、铅笔(应用黑色钢笔或者签字笔);文件签字、盖章要齐全;书写材料、纸张大小要统一;归档文件尽量为原件,实在不能提供原件的,要在复印件上注明原件存放地点。

4、一定要确保设计变更和施工记录文件的齐全、完整;隐蔽工程、地下管网工程资料编制要准确;办理档案交接时候,要注明档案名称、内容、数量(卷、册)、页数,并需相关人员签字。

5、除了办公室、工程部、财料部外,其他部门如招投标小组、律师组在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建档案,需要归档保存。

6、设计单位、施工单位、监理单位等单位参照下列归档范围进行日常文件的收集整理,在施工建设过程,能够随时移交给兼职档案员的尽量随时移交,如确实工作需要,可以办理完毕后,在竣工验收阶段再统一移交给基建办。

 

(办公室)

序号

            

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

针对学校有关基建规划、征地、建设、投资等的协议、合同、批文

永久

3

基建工作规章制度、基建工作计划、总体规划、总结

长期

4

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

 

(工程部)

一、综合类

序号

            

保管期限

1

全校总体规划、总平面图

永久

2

水、电、气管道、通讯、网络分布图(后勤服务总公司、现代教育技术中心、基建处归档)

永久

3

地质勘探、地形测量材料

永久

二、工程项目

1、可行性研究、任务书

序号

            

保管期限

1

项目建议书及其报批文件

永久

2

可行性研究报告及其评估、报批文件

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告和批复

永久

5

设计任务书、计划任务书及其报批文件

永久

2、设计基础

序号

            

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

3、设计文件

序号

            

保管期限

1

总体规划设计

永久

2

方案设计

永久

3

初步设计及其报批文件

永久

4

技术投计

永久

5

施工图设计

永久

6

技术秘密材料、专利文件

永久

7

工程设计计划书

长期

8

关键技术试验

永久

9

设计评价、鉴定及审批

永久

4、项目管理文件

序号

            

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、安置、补偿协议书

永久

2

建设前原始地形、地貌、状况图、照片

永久

3

施工执照

永久

4

环保、消防、卫生、建筑、规划等的审批文件,水、电、气供应协议书

永久

5

招投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件、中标通知书

永久

6

合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

永久

                      

5 施工单位

序号

            

保管期限

1

建筑施工文件


1.1

开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

长期

1.2

施工组织设计、方案及报批文件、施工计划

长期

1.3

原材料及构件合格证明、质量鉴定(含钢材、水泥、焊条、砌材、水电设备、防水类等与工程相关的证明材料)

长期

1.4

建筑材料试验报告

长期

1.5

设计变更通知、工程更改洽商、材料代用核定审批、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

1.6

施工定位测量、地质勘探

永久

1.7

土、岩试验报告及基础处理、基础工程施工图

永久

1.8

施工日记、大事记

永久

1.9

隐蔽工程验收记录

永久

1.10

工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录及事故处理报告

永久

1.11

工程质检、评定

永久

1.12

交工验收记录证明

永久

1.13

竣工报告、竣工验收报告

永久

1.14

竣工图

永久

1.15

声像材料

长期

2

设备及管线安装施工文件


2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2.2

施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、技术措施文件

长期

2.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

2.4

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、备忘录

永久

2.5

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

2.6

隐蔽工程检查验收记录

永久

2.7

强度、密闭性试验报告

长期

2.8

设备、网络调试记录

长期

2.9

施工安装记录、安装质量检查、评定及事故处理报告

长期

2.10

系统调试、试验记录

长期

2.11

管线清洗、通水、清毒等记录

短期

2.12

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

1.13

中间交工验收记录证明,工程质量评定

长期

2.14

竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算

永久

2.15

竣工图

永久

3

电气、仪表安装施工文件


3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

3.2

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

3.3

材料试验报告

长期

3.4

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单等

永久

3.5

系统调试、整定记录

长期

3.6

绝缘、接地电阻等性能测试和校核

长期

3.7

材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

永久

3.8

操作、联动试验

短期

3.9

电气装置交接记录

短期

3.10

中间交工验收记录、工程质量评定

永久

3.11

竣工报告、竣工验收报告

永久

3.12

竣工图

永久

3.13

声像材料

长期

 

6、监理文件

序号

            

保管期限

1

施工监理文件、资料


1.1

监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复

长期

1.2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审

长期

1.3

开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书

长期

1.4

设计变更、材料、零部件、设备代用审批

长期

1.5

监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

长期

1.6

监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录

长期

1.7

施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

长期

1.8

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

1.9

单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认证、评估

长期

2

设备采购、监造工作监理资料

长期

2.1

设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划

长期

2.2

设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表

长期

2.3

原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告

长期

2.4

开动、复工报审表、暂停令

长期

2.5

监理日志、监理月报

长期

2.6

质量事故处理文件、设备制造索赔文件

长期

2.7

设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件

长期

2.8

设备采购、监造工作总结

长期

 

7、竣工验收

序号

            

保管期限

1

项目竣工验收报告

永久

2

工程设计总结

永久

3

工程施工总结

永久

4

工程监理总结

永久

5

项目质量评审文件

永久

6

工程现场声像文件

永久

7

工程审计文件、材料、决算报告

永久

8

全部竣工图纸

永久

9

环保、劳动、安全、卫生、消防、人防、规划等验收审批文件

永久

10

竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

永久

11

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

长期

 

 

(财料部)

序号

            

保管期限

1

基建工程财务预、决算

长期

2

财务计划、年度计划及执行、年度投资统计

短期

3

工程概算、预算、决算、合同价、审计及说明

永久

4

主要材料消耗、器材管理

短期

5

交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册

永久


终审:超管
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