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成都中医药大学档案管理工作实施细则

来源: 发布时间:2020-09-23 09:00:07 浏览次数: 【字体:

成都中医药大学档案管理工作实施细则

 

第一章 总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等规定,结合我校实际情况,特制订本实施细则。

第二条  凡从事学校档案管理、教学、科研、医疗、生产、外事、财会、基建、仪器设备、出版和声像等各种形态多种载体、有保存价值的历史记录皆属学校珍贵档案。

第三条  档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校各项管理水平的重要标志之一。因此,必须高度重视档案工作,加强档案管理,将其纳入学校计划、规划、管理制度和各级有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,要布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学校各类档案材料,既是师生员工各项活动的宝贵历史记录,又是大家创造性的劳动成果和智慧结晶,也是今后搞好各项工作的必要条件之一,因此,各部门应该十分重视,做好学校档案的收集、整理、保护、保管工作;必须及时、准确地将立了卷的档案材料交给学校综合档案室,集中统一管理,以便更好地利用档案,充分发挥其重要作用。

第二章  领导体制、机构和任务

第五条 学校领导确定一名校级领导同志分管档案工作,以利全校档案工作统一领导和加强管理。

第六条 学校综合档案室挂靠校办公室,由校班主任和副主任分管档案工作。

第七条 学校综合档案室负责对全校档案工作的业务指导、监督和检查;并接受省教委和省、市、档案局业务上的指导、监督和检查。

第八条 学校组织人事部因人头档案利用频繁,可设立专职档案人员或设立组织人事档案室;保卫处因工作性质关系,可设立专职档案人员;成人教育学院可设立兼职档案人员或档案室。凡学校内的部门、单位所设档案室或档案专兼职人员,皆受学校综合档案室业务上的指导。

第九条 综合档案室基本任务:

1、  贯彻执行党和政府关于档案工作的法规政策,积极开展档案的有关宣传工作。

2、  建立健全学校档案工作的规章制度,进一步完善全校档案工作规章制度。

3、  负责指导监督、检查学校各部门各单位档案的立卷归档工作,对校内各部门的档案专兼职人员进行业务上的指导。

4、  进一步做好各类档案的收集、整理工作;

5、  按“高校档案工作规范”,逐步将学校各大类档案材料收归综合档案室统一管理,并尽快实现档案标准化、规范化管理。

6、  配备必要的计算机等现代化设备,逐步实现现代化管理,搞好档案利用工作。

7、  编制必要的档案检索工作和编写参考资料;

8、  组织好全校档案专兼职人员的业务学习,进行必要的档案业务信息和经验的交流,开展好校内外的学术活动。

第三章

第十一条 档案工作人员既是机要干部,又是专业干部,必须具备两方面条件:一是具有较好的政治思想素质,坚持四项基本原则,热爱本职工作,工作认真细致,忠于职守,严守国家机密,遵纪守法;二是具备业务知识和业务能力,能充分胜任档案业务工作。

第十二条  档案工作人员(包括档案工作为主的兼职人员)系专业技术干部,其职称待遇按国家有关规定执行,与相应的教学、科技人员相同;

第十三条  建立档案工作的各级岗位责任制度,学校有领导分管档案工作,各部门必须有一 名负责人分管档案工作,并配有专兼职档案工作人员;明确责任,各司其职,各负其责。

第十四条 考核与奖惩,各级分管档案工作的领导和全体工作人员必须认真履行岗位职责,建立检查、考核和评估制度,对优秀工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励,对泄密、违纪、玩忽职守造成损失的领导和个人视情节轻重,给予必要处分,直至追究法律责任。

第十五条  档案人员编制。学校综合档案室逐步接受全校的各类档案,工作量大,根据工作需要确定人员编制,学校各部门、单位专兼职档案工作人员,由各部门根据实际情况自定。

第四章 档案材料的收集和整理

第十六条 档案的收集范围:

1、  国家教委颁布实施的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》规定的党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像等档案材料。

2、  反映学校工作和活动的其它有保存价值的档案材料;

3、  校外与学校有关的具有保存价值的档案材料;

4、  本校教职工在非职务活动中形成的有价值档案材料(收集可按征集、代管、捐赠、奖励的方式处理);

5、  其他各类活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同类型,不同载体的材料。

第十七条  学校允许设立档案室的部门、单位的档案可较长时期自存,其它各部门、单位具有保存价值的各类档案,要及时送交综合档案室集中管理。

第十八条 案卷的质量要求:

1、  各部门,单位对各类档案的收集,初步整理、立卷、归档时,要保证质量,严格按国家标准和学校规定的各类档案质量要求办理。

2、  卷内文件材料准确、真实、完善、清楚、利于保存和利用。不同的档案内容,组卷要求不同。

管理性内容的档案,按问题、年度组卷,并注意文件资料排列顺序;正件前,附件后;印件前,定稿后;定稿前,讨论稿后;批复前,请示后;文字材料前,图样后。

专题性、成套性档案,按阶段、结构、部件组卷。

3、  装订整齐的各种文件资料和不装订的单份文件资料,都必须在右上角盖上立卷单位名称、档号、件号、页号的戳记,并逐项填写;右下角编上页号。

4、  每个案卷必须按规定格式逐步填写卷内目录,标题简明、确切、体式一致;对原有题名不要随意更改和简化;无题名的要重新拟写;每件文件资料,必须写明责任者、时间;会议记录和声像材料要写出主要内容;在备考表上写明填表者和时间,必要时还可写明件、页数量。

5、  要去掉卷内文件材料上的金属物;破损文件裱糊后,若字迹模糊的要复制,并与原件放在一起。

6、  所有档案用案卷、表格、卡片等,其格式、规格、内容都应按《高等学校档案工作规范》要求统一起来。

7、  立卷部门,要根据有关规定初步确定档案材料的保管期限(永久、长期、短期),最后由学校综合档案室确认。

第十九条 归档有关事宜

1、  行政、党群、外事、仪器设备、出版、声像等当年的档案,必须在次年六月底前,向综合档案室归档。

2、  教学档案,当年的管理性文件资料,在次年六月前归档;属于学籍管理、教学实践等的有关档案资料,当年年底归档。

3、  财会档案,当年管理性文件资料,必须在次年六月底前立卷交档案室,其他财会档案资料暂存财会部门,两年后,交学校综合档案室。

4、  科研、基建和专题性成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内向学校档案室归档。

5、  学校各级领导和教职工凡职务活动带回的文件资料,及时交档案专兼职人员和档案部门处理。

6、  任何部门(包括设立档案室的部门)的档案,必须接受学校综合档案室的统一管理和督促检查。

7、  接受和移交档案必须履行手续,填写移交清单(册),写明案卷标题,卷内文件数,案卷数量,移交时间,交接双方签名盖章。

第二十条  档案材料的销毁,凡保管期限已过一年以上的档案材料,已失去保存价值的,经有关人员鉴定,再经有关领导批准后,造好清单(),将需要销毁的档案资料,运往规定的地点,有二人以上的有关人员在场,方可销毁;凡未经有关人员鉴定和领导批准,任何部门和人员都不得任意销毁档案资料;不需要归档的文件资料,经鉴定和批准后,由各部门自行销毁。

第二十一条  凡查阅任何档案,必须按综合档案室有关规定执行,并作必要登记;任何人无权违反规定,任意查阅档案材料。

第二十二条  档案管理工作要尽快达到标准化、规范化,并进一步健全各项规章制度,进一步完善学校档案工作规章制度汇编。

第二十三条  根据1989年国家教委6号令和省教委5号令有关精神,我校档案工作所需经费(设备费与业务费),应单独立项,列入学校预算,统筹解决,形成制度;各部门对用于保存本部门归档文件材料所需档案装具或必要活动经费,应在本部门的经费中给予解决。

第二十四条 库房和设备:

1、  档案库房,要基本符合国家档案局、城乡建设环境保护部发布的《档案库房建筑设计规范》,对于不合格的库房要按该《规范》要求,加以改造。

2、  库房必须有防盗、放火、防尘、防虫、防高温、防强光等设施。

3、  根据学校财力,逐步添置一些档案室现代化管理设备,逐步实现档案管理自动化、现代化

4、  库房标准温度为14~24,标准像对温度为45~60%

5、  档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步设置计算机、复印机、空调、除湿机、档案存放标志土、示意图。

第六章       档案的利用开放

第二十五条  加强我校档案的利用开放工作,除规定不能开放的档案外,要创造条件广为宣传,动员教职工充分利用学校档案资源促进教学、科研、医疗、管理等事业的发展。

第二十六条  对已分类整理、编号、上柜架档案,要编制配套的检索工具和参考资料。

第二十七条  制定好档案室工作人员工作制度,档案查阅制度,安全制度等,确保档案既开放利用,又放而不乱,无损无失,特别强调档案的历史性、真实性、任何人员不得随意涂改或损坏,丢失档案,违者必究。

第二十八条  提供开放利用的必要条件:设立档案阅览室,配备复制档案资料的设备,编制可供开放利用的档案目录、全宗指南、档案室指南等,具备阅读设施器具,如放映机、放大镜、桌、椅、灯具等。

第二十九条  校外(指国内外)人员查阅我校档案,除严格审批手续,严防失泄密外,并可根据有关规定适当收费。

第七章      附则

第三十条  学校各门类的档案具体管理办法,可根据本实施细则精神和《高等学校档案工作规范》的规定要求予以实施。

第三十一条  学校原来制定的档案工作有关管理办法、规章制度等,凡与本实施细则一致的,可接着实施,凡与本实施细则精神不一致的,以本实施细则为准。


终审:超管
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