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规章制度

成都中医药大学档案工作管理条例

来源: 发布时间:2020-09-22 10:00:54 浏览次数: 【字体:

第一章总则

第一条   为了加强学校档案工作,适应高校档案工作发展的需要,充分发挥档案在教学,科研和各项管理工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》,《普通高等学校档案管理办法》和上级部门的有关规定,结合本院实际情况,制定工作条例。

第二条   学校档案工作是指学校在教学、科研、党政管理、设备仪器管理等活动中形成的文字材料。他是师生员工劳动智慧的结晶,是各项工作真实的记录,是重要的历史资源和历史凭证,是党和国家的宝贵财富。按上级档案局的要求,学校对档案实行集中统一领导,确保档案的完整、准确、系统、安全以利于开发利用。

第三条   档案工作是学校建设的重要基础工作之一,是各项管理工作的重要组成部分,是衡量教学水平高低的一个重要尺寸,各院、处必须加强档案工作的管理,对文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档列入各院、处的职责范围内,严格实行部门和科研题目立卷归档制度。

 

第二章 管理体制与基本任务

第四条   学校档案由一名校长(或副校长)分管档案工作,由专人负责单位的档案收集、整理和移交。以求达到完整、准确、系统、安全和集中统一管理的要求。

学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真地宣传贯彻《新档案法》和《刘号令》忠于职守,热爱档案事业,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识,提高档案工作人员的政治业务素质。

第三章  文件材料的形成和归档

第五条   各类文件的形成、积累、整理、归档是确保档案的完整,准确,系统的基础。各二级学院档案专业人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累。年度工作结束时,进行整理、立卷,按归档要求经部门负责人审查合格后,向相关部门移交。

第六条   凡在教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按归档制度移交,任何人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的材料(自编教材、获奖论文等)档案室可以通过征集代管的形式进行收集管理。

第七条   文件材料归档范围:

一、党群工作类

主要包括中央及地方各级党的机关和高校党务管理的文件材料,学校党、团、工会、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

二、行政管理类

主要包括中央及地方各级政府机关和高校行政管理的文件材料,学校行政各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

三、教学类

包括反映教学管理、教学研究等活动的文件材料。具体规范按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件归档范围》(87)教办字016号和高校档案规定执行。

四、科研类

包括综合管理和科研课题从科研准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料,具体归档范围按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[19876号)本校档案规定执行。

五、仪器设备类

包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料,具体归档范围按本校档案管理办法执行。

六、出版物类

包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。归档范围按本校档案管理办法执行。

七、外事类

包括外事综合管理和学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍,港澳专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料,授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料,具体归档范围按本校档案管理办法执行。

八、财会类

包括财务管理和会议活动中直接形成的文件材料,具体归档范围按财政、国家档案局发布的《会计管理办法》(财预字[84]第85号)和本校档案管理办法执行。

九、声像类

学校领导的重要活动,上级领导来学校视察和兄弟院校来学校参观访问,学校党政各方面的重要工作、会议、事件、纪念活动的照片(包括底片)、录像声像带、重要文字材料,按本校档案管理办法执行。

十、基建类

            包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算等,具体归档范围按档案管理办法执行。

第八条   归档要求

(一)凡是学校在党政活动、教学、行政管理、基本建设、科研技术活动中,尚在使用的记载和反映本校技术思想文字、学术教材、图纸、照片等文字材料按文件材料形成单位和科研课题组立卷,学校各院处、室、工会、团委、后勤为立卷单位。立卷人按自然形成的规律和便于利用的要求进行系统整理组卷,并编写页号和件号,填写卷内目录、备考表、拟定案卷标题,注明密级和保管期限。

(二)归档的文件材料应按格式统一,质地优良,书写工整,声像清晰,符合规范和标准要求。禁用字迹不牢固的书写工具。

(三)文件材料整理立卷后,由兼职档案人员将立卷归档的案卷,经本单位负责人审查签字后,拟制移交清单,向学校综合档案室归档。

(四)凡原始资料,各种重要手稿,文件正本一般归档一份,重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本或手稿一同归档,供日常传阅。

第九条   归档时间

一、党群工作、行政管理、财会类档案和其他档案综合管理部分按年度归档,归档时间次年6月底前。

二、学类按年度归档的文件材料,于当年12月底前归档。

三、科学技术研究、按活动周期长短,分为一次归档和阶段归档。

四、仪器设备的随机文件在开箱后及时归档、安装、调试中形成的文件在交付使用时归档。

五、其他各类档案按要求的时间归档。

第四章  档案的管理

第十条   学校档案室在接收各类档案时要依据移交清单仔细核对。按照规定的分类编号方案,进行统一分类、登记、编目、排列。档案编号按《学校档案实体分类进行编号》。

第十一条            档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管,对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料,亦按绝密档案保管。

第十二条            定期检查档案情况,学期结束前全面清点,发现破损、变质

第十三条            对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况。

第十四条            做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作,逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第十五条            档案库房要坚固,做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防磁等工作,完善安全设施和应急措施。

第十六条            学校档案工作的经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决,学校各职能部门应对与保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第五章  档案的开发和利用

第十七条  开放和利用原则

一、学校各院、处、科室,查阅未开放的属本单位归档的档案,经办人可直接到档案室查阅,非本单位的重要档案,须经校办主任同意。

二、校内外单位和个人查阅已开放的档案,凭合法证明,说明利用档案的目的和范围,均可查阅,并可以摘录和复制。

三、外单位查阅学校档案,应持介绍信、注明身份,说明利用档案的目的和范围,经档案室负责人批准可查阅,如未开放档案须经校办主任批准后方可查阅。

四、凡摘录、复制的档案,需要档案管理人员认真核对后,出具证明,盖章后,才能生效。

五、港澳台同胞,海外华侨要求利用开放档案须经有关部门介绍,应按国家有关规定办理。

第六章  档案的鉴定和销毁

第十八条  档案的鉴定工作在主管校长领导下,由档案室、有关业务部门和学校保密部门组成鉴定小组,其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见,写出鉴定情况报告。

第十九条  档案的保管期限分为永久、长期和短期,划定原则是:

六、凡是反映学校主要职能部门活动,基本历史面貌和各项工作,具有长远利用查考价值的档案,列为永久保存。

七、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案,根据情况可列为长期、短期保存,长期为16年至50年左右,短期为15年。

八、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案,一律从长划定。

第二十条销毁档案,应造具清册,经主管校长批准后鉴定小组指定两人以上进行监销,批准人、销毁人都要在销毁档案清册签字,未经签字和批准,不得销毁任何档案。


终审:超管
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